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事半功倍：Excel 快速录入小技巧

admin2021-10-07 05:30 383人已围观

简介事半功倍：Excel 快速录入小技巧

日常工作中，录入其实是出现频率最高、耗时也最长的工作之一。掌握一些快速录入技巧，绝对能让你的工作事半功倍。接下来这篇文章，将带你快速学习几个 Excel 中的快速录入小技巧，轻松成为职场中最靓的仔。

1. 从 1 输到 10000 需要多久？

绝大多数表格，都会在左侧生成一个序号列。小表格还行，如果是一个非常大的表格，填写序号也是件极为麻烦的事。其实制作序列号有一个非常简便的办法，那就是利用“单元格范围”+“填充” 一秒钟搞定。

事半功倍：Excel 快速录入小技巧

首先在第一个序号框内输入“1”（示例表中为 A2 单元格），然后在名称框内输入“A2:A10001”（即选择全部的 10000 行），接下来点击“开始-填充-序列”，将所有参数保持默认，直接回车。这样，1 到 10000 行的序号便瞬间填好了。

2. 只删数不删除公式你用几秒？

有些表格是单月使用的，如果想下个月再用，就要把里面的数据全删掉。不过这样做不仅费时，也很容易将里面的公式搞掉。遇到这种情况，又该怎么办呢？

Excel技巧 Excel录入技巧

首先选中整个数据区（不要选择标题），然后点击“开始-查找和选择-常量”，按下 Del 键。这样 2 秒钟不到，一张带有公式的完整空白表便现身眼前了。

3. 多工作表同时录入

有些表格会内置多个工作表，且这些工作表的内容与布局也都大体相同。有没有办法，可以在多个工作表中同时录入相同内容呢？

Excel技巧 Excel录入技巧

回答：首先选中所有工作表，直接录入所需的信息。当输入完成后，你会发现所输入的信息，已经自动同步到每一个表格中了。而它与普通录入最大的不同，就是第一步“全选工作表”。

4. Ctrl 键强制填充序列

使用填充柄拖拽序号时，最后一步需要用户手工将其修改为“填充序列”。如果不想这么麻烦，其实还有一个更快捷的方法，即按下 Ctrl 键然后再拖拽填充柄。在这种模式下，Excel 将自动生成 1、2、3、4…… 这样标准步长的序号，省却了用户手工选择这一步。

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5.“1”、“2”代替输入“男”、“女”

批量录入性别信息时，无论使用下拉框还是手工录入，都十分耗时。其实我们可以修改单元格格式，通过输入“1”显示“男”，输入“2”显示“女”，来快速搞定它。

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全选要设置的单元格，按下 Ctrl+1 进入单元格属性面板。点击“数字→自定义”，将下列代码（[=1]"男";[=2]"女"）填写到右侧类型区。经此处理后，只要在性别栏中输入“1”或“2”，表格就会自动生成对应的“男”和“女”字样了。

6. 批量输入单位

有些表格需要在数字后面添加单位，但手工添加不仅耗时，还会影响到后续计算。其实这种情况，同样也能用单元格格式来解决。

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具体方法是：首先选中要处理的区域，Ctrl+1 进入单元格属性面板，点击“数字→自定义”，在“G/通用格式”后面直接输入你要填写的单位（比如“元”）。回车后，所有的数字就会自动添加这个单位了。而且这样处理过的表格，还不影响正常的公式运算。

7. 快速跳转到表格最下方

有些表格数据列很长，如果想跳转到表格的最下方或最上方，还是挺费时间的。其实在 Excel 中，我们可以借助快捷键“Ctrl+↓”或“Ctrl+↑”，快速跳转到表格的最下方或最上方，对付长表格尤其有效。

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8. 多单元格一次性填写相同内容

如果需要在多个单元格填写相同内容，传统方法是一个单元格一个单元格输入，效率很低。其实这里有一个更便捷的方法，即按住 Ctrl 键，一次性选好所有要填写的单元格，录入信息。按下 Ctrl + 回车确认后，所有被选中的单元格，就会一次性填好上述内容了。

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9. 快速生成有规律的序列号

有些序号并非单纯的数字，而是需要有一定字符做前缀（如物料号），直接使用自动填充肯定不行。这时就可以借助单元格格式，变相解决它。

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首先选中要处理的列，按下 Ctrl+1 进入单元格属性面板，然后点击“数字→自定义”，将默认格式类型修改为“0”。接下来将固定的前后缀填写在 0 的对应位置上（前缀写到 0 前方，后缀写到 0 后方，使用英文引号分隔）。回车后，只要输入数字，Excel 便会自动帮我们添好前后缀。而且这时“填充”功能也是可用的，再长的序号列也能利用这种技巧快速生成。

10. 快速生成合计值

很多表格都有合计栏，传统方法是通过公式或者 SUM、SUBTOTAL 函数手工汇总，但如果要合计的列太多，频繁操作也是很费时间的。其实我们只要先选中要统计的数据区（包含合计栏），然后按下“Alt+=”，Excel 就会自动完成行与列的求和操作。

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11. 快速显示星期值

有些表格会在日期后面增加一个“星期”列，传统方法是单独生成一列，然后通过修改单元格格式的方法来解决。其实 Excel 中包含一个隐藏格式，只要在单元格属性面板的日期格式后面添加“aaaa”后缀，星期值就会直接显示出来了。

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12. 批量给员工加薪怎么办？

昨天老板大发慈悲，给每位员工涨薪 500 块。可面对上千名员工，作为财务人员的你或许就不那么高兴了。这里其实涉及的，是一个如何面对所有数据批量运算的问题。最简单的解决方法是：在旁边敲入“500”并复制一下，然后选中所有要调薪的单元格，右键选择“选择性粘贴”，最后将设置面板中的“运算”修改为“加”就可以了！

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